7月24日下午，咨詢公司專家對市縣兩級公司部分員工進(jìn)行了“流程與制度”專題培訓(xùn)。專家首先講明了公司的本質(zhì)是一種人、財(cái)、物有機(jī)結(jié)合在一起的組織。其運(yùn)行中最重要的一環(huán)就是“管理”，只有將人、財(cái)、物通過科學(xué)的管理才能發(fā)揮最大的功效，讓公司效率最大化。而做到這一切的關(guān)鍵就是制訂規(guī)章制度以及細(xì)化每項(xiàng)工作的流程，才能避免出現(xiàn)混亂無序的狀態(tài)。對于這點(diǎn)，我個(gè)人深有體會(huì)。

　　最近我負(fù)責(zé)技術(shù)部“集中采購”相關(guān)的軟件制作，與負(fù)責(zé)收集整理采購信息的同事合作。發(fā)現(xiàn)以往因沒有嚴(yán)格的工作流程，很多單位不能按時(shí)報(bào)送下月采購計(jì)劃，只能逐個(gè)追問；當(dāng)月“采購計(jì)劃”已經(jīng)截止后，還在陸陸續(xù)續(xù)、零零散散提交采購申請。期間很多事情都是口頭商定，而沒有使用Email、RTX等便捷的信息交流平臺(tái)，造成核對時(shí)無記錄可查，常常引起爭議。使做采購的幾位同事極為忙碌，效率卻不高。

　　正因如此，我們決定開發(fā)軟件，通過技術(shù)手段規(guī)范流程。使用軟件后，全部單位均可在當(dāng)月任何時(shí)段提交或修訂下月物資采購計(jì)劃表，但到下月1日，表單自動(dòng)鎖定，無法再修改或刪除。每月1-3日是“集采”匯總時(shí)間，系統(tǒng)會(huì)出兩種類型的匯總表，一張是全部物資采購數(shù)量匯總表；另一張是具體分公司采購物資的供應(yīng)商與價(jià)格匯總表，主要體現(xiàn)物資供應(yīng)商及對應(yīng)價(jià)格，在軟件上表現(xiàn)為一個(gè)工作流。該匯總表生成后，流程啟動(dòng)，表格的審批工作提交給對應(yīng)縣市區(qū)分公司。同時(shí)依權(quán)限要求，詳細(xì)價(jià)格將被隱藏。分公司負(fù)責(zé)審核物資以及供應(yīng)商是否滿足需求。如果沒有異議，審批通過；反之則填寫修改意見，反饋技術(shù)部修改后再次提交審批。

　　軟件尚處開發(fā)階段，目前在excel服務(wù)器上進(jìn)行二次開發(fā)，預(yù)計(jì)上線后將大幅提高工作效率，且所有采購相關(guān)的內(nèi)容均有系統(tǒng)記錄，核對時(shí)有跡可尋、有證可查。