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魯廣網(wǎng)字〔2017〕57號(hào)

關(guān)于印發(fā)《總部會(huì)議管理制度》的通知

　　總部各部門：

　　現(xiàn)將《總部會(huì)議管理制度》印發(fā)給你們，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。

　　山東廣電網(wǎng)絡(luò)有限公司

　　2017年3月29日

總部會(huì)議管理制度

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第一章 總則

　　第一條 為規(guī)范公司總部會(huì)議管理，控制會(huì)議規(guī)模，精簡(jiǎn)會(huì)議數(shù)量，提高會(huì)議質(zhì)量，特制定本規(guī)范。

　　第二條 召開(kāi)會(huì)議需遵從的基本原則：

　?。ㄒ唬﹪?yán)格控制會(huì)議數(shù)量和規(guī)模。無(wú)明確目的、無(wú)實(shí)質(zhì)性內(nèi)容的會(huì)議一律不開(kāi)，性質(zhì)相近、內(nèi)容交叉、人員重復(fù)的會(huì)議應(yīng)合并召開(kāi)。

　?。ǘ┳⒅貢?huì)議質(zhì)量和實(shí)效。會(huì)前應(yīng)做好充分準(zhǔn)備，明確會(huì)議目的，精煉文件材料，合理安排會(huì)期和會(huì)議議程。

　?。ㄈ﹫?jiān)持勤儉辦會(huì)。本著厲行節(jié)約、反對(duì)浪費(fèi)、規(guī)范簡(jiǎn)樸、務(wù)實(shí)高效的原則籌備各類會(huì)議，做好會(huì)議預(yù)算，不得突破會(huì)議經(jīng)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。

　　（四）鼓勵(lì)提倡采用快捷、簡(jiǎn)便的電視電話會(huì)議形式召開(kāi)會(huì)議，原則上能采用視頻形式召開(kāi)的會(huì)議，不以現(xiàn)場(chǎng)形式召開(kāi)。

　　第三條 本規(guī)范適用于公司總部舉行的所有會(huì)議的管理。

第二章 管理權(quán)責(zé)

　　第四條 公司總部會(huì)議由綜合部統(tǒng)一扎口管理，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排會(huì)期、會(huì)務(wù)、食宿以及協(xié)調(diào)公司領(lǐng)導(dǎo)參會(huì)，監(jiān)督本制度的執(zhí)行情況。

　　第五條 會(huì)議主辦部門負(fù)責(zé)會(huì)議的配合組織工作，需服從綜合部的全局性調(diào)整安排。

第三章 會(huì)議類別

　　第六條 會(huì)議分類：

　　公司對(duì)會(huì)議實(shí)行分類管理，分為一類會(huì)議、二類會(huì)議、三類會(huì)議和其他會(huì)議。

　　一類會(huì)議包括以公司名義召開(kāi)的全局性會(huì)議；公司黨委會(huì)、股東會(huì)、董事會(huì)、黨政聯(lián)席會(huì)、總部辦公例會(huì)等例行會(huì)議；要求各市分公司及相關(guān)單位主要負(fù)責(zé)人參加的半年、年終總結(jié)部署工作會(huì)，季度經(jīng)營(yíng)工作分析會(huì)等重要工作會(huì)議。

　　二類會(huì)議包括以公司名義召開(kāi)的專項(xiàng)會(huì)議；總部部門發(fā)起的，要求各市分公司及相關(guān)單位主要負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)參加的專項(xiàng)工作會(huì)議；各市分公司及總部部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)，或縣公司負(fù)責(zé)人參加的培訓(xùn)等。

　　三類會(huì)議包括總部部門召開(kāi)的、要求各市、縣分公司相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)參加的業(yè)務(wù)性工作會(huì)議等。

　　其他會(huì)議是指除上述一、二、三類會(huì)議以外的會(huì)議,包括座談、動(dòng)員、培訓(xùn)、評(píng)審、匯報(bào)會(huì)議等。

第四章 辦會(huì)要求

　　第七條 一類會(huì)議由公司董事長(zhǎng)和總經(jīng)理審批，綜合部負(fù)責(zé)籌備、組織和會(huì)議記錄；二類會(huì)議由公司分管副總經(jīng)理和總經(jīng)理審批，主辦部門負(fù)責(zé)籌備，綜合部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)并抓好會(huì)務(wù)落實(shí)，主辦部門進(jìn)行會(huì)議記錄；三類會(huì)議由分管副總經(jīng)理和總經(jīng)理審批，主辦部門負(fù)責(zé)籌備，綜合部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)并抓好會(huì)務(wù)落實(shí)，主辦部門進(jìn)行會(huì)議記錄；其他會(huì)議視具體情況和參會(huì)范圍由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理審批，主辦部門負(fù)責(zé)籌備，綜合部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)并抓好會(huì)務(wù)落實(shí)。

　　第八條 傳達(dá)、布置類會(huì)議優(yōu)先采用視頻會(huì)議形式召開(kāi)；培訓(xùn)類會(huì)議除動(dòng)手操作類和研討類培訓(xùn)可召開(kāi)現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議外，原則上都應(yīng)以視頻會(huì)議形式召開(kāi)。

　　第九條 相關(guān)部門召開(kāi)各類會(huì)議，應(yīng)填寫會(huì)議申請(qǐng)單（附件1），將會(huì)議主題、擬召開(kāi)時(shí)間、參加人員、日程安排、住宿要求等具體需求報(bào)送至綜合部，綜合部嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)審核。擬邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參會(huì)，應(yīng)在會(huì)議申請(qǐng)單中特別注明，綜合部負(fù)責(zé)統(tǒng)一協(xié)調(diào)公司領(lǐng)導(dǎo)參會(huì)。召開(kāi)一類、二類會(huì)議應(yīng)提前10天報(bào)送會(huì)議申請(qǐng)；召開(kāi)三類、其他會(huì)議應(yīng)提前5天報(bào)送會(huì)議申請(qǐng)；如遇極特殊情況需臨時(shí)召開(kāi)的會(huì)議，應(yīng)提前3天報(bào)送會(huì)議申請(qǐng)。綜合部按會(huì)議緊急程度、申請(qǐng)順序和公司領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間進(jìn)行統(tǒng)籌安排、適當(dāng)調(diào)整和整合，安排妥當(dāng)后向主辦單位反饋會(huì)議安排意見(jiàn)。

　　第十條 嚴(yán)格控制會(huì)議規(guī)模，精簡(jiǎn)參會(huì)人員。各類會(huì)議的參會(huì)人員依據(jù)會(huì)議主題從嚴(yán)確定。

　　第十一條 合理安排會(huì)議時(shí)間和會(huì)期。一類、二類會(huì)議的會(huì)期一般不超過(guò)2天；三類會(huì)議和其它會(huì)議的會(huì)期一般不超過(guò)1.5天。

　　第十二條 會(huì)議原則上安排在公司會(huì)議室召開(kāi)，會(huì)議餐安排在公司員工餐廳，住宿安排在公司簽約的協(xié)議酒店。

　　第十三條 各部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門會(huì)議的管理，做好會(huì)議計(jì)劃，確保會(huì)議取得實(shí)效。要加強(qiáng)與綜合部的溝通協(xié)調(diào)，避免會(huì)議過(guò)于密集，避免會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員發(fā)生沖突，避免給市縣公司工作造成不便。會(huì)議內(nèi)容涉及多個(gè)部門職能的，會(huì)議主辦部門應(yīng)在會(huì)前與相關(guān)部門溝通，充分聽(tīng)取和征求相關(guān)部門意見(jiàn)。

　　第十四條 會(huì)議期間，主辦部門不得組織任何形式的游覽活動(dòng)，不得發(fā)放禮品和紀(jì)念品。

第五章 會(huì)議室管理

　　第十五條 公司總部會(huì)議室由綜合部統(tǒng)一管理，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排使用，并負(fù)責(zé)衛(wèi)生、安全以及對(duì)室內(nèi)設(shè)備物品的管理。

　　第十六條 相關(guān)部門使用會(huì)議室時(shí)，需至少提前1天向綜合部提出申請(qǐng)并填寫《會(huì)議室使用申請(qǐng)表》（附件2），說(shuō)明使用時(shí)間、規(guī)模、所需服務(wù)，經(jīng)綜合部準(zhǔn)許后方可使用，未填寫會(huì)議服務(wù)內(nèi)容的視為無(wú)服務(wù)需求，未經(jīng)申請(qǐng)一律不得使用會(huì)議室。臨時(shí)使用會(huì)議室，必須經(jīng)綜合部領(lǐng)導(dǎo)同意。會(huì)議室使用遵循小會(huì)服從大會(huì)、局部服從整體、臨時(shí)會(huì)議服從例行會(huì)議、先申請(qǐng)先使用的原則。

　　第十七條 相關(guān)部門應(yīng)在預(yù)約時(shí)間到達(dá)會(huì)議室，超過(guò)30分鐘未到達(dá)會(huì)議室的，綜合部有權(quán)對(duì)會(huì)議室的使用權(quán)另作安排。相關(guān)部門應(yīng)按預(yù)約的時(shí)間內(nèi)使用完畢，原則上不得超時(shí)使用。如需延長(zhǎng)使用時(shí)，請(qǐng)及時(shí)通知綜合部，如在緊接的時(shí)間段內(nèi)已安排了給其他部門使用，超時(shí)使用的部門必須離開(kāi)該會(huì)議室。

　　第十八條 會(huì)議室使用期間，使用部門或個(gè)人需保持會(huì)議室的整潔，不允許有亂扔垃圾等不講衛(wèi)生的行為；使用完畢后，務(wù)必將所有移動(dòng)過(guò)的桌子、椅子、設(shè)施設(shè)備等還原，離開(kāi)時(shí)關(guān)閉電源、空調(diào)，并及時(shí)通知綜合部。

第六章 會(huì)議費(fèi)用管理

　　第十九條 會(huì)議經(jīng)費(fèi)實(shí)行預(yù)算管理。各部門在每年年底提出下一年度會(huì)議計(jì)劃，由綜合部匯總并會(huì)同財(cái)務(wù)資產(chǎn)部審核，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后列入年度會(huì)議計(jì)劃。編制年度會(huì)議計(jì)劃應(yīng)包括會(huì)議名稱、內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員及數(shù)量、所需經(jīng)費(fèi)等。

　　第二十條 公司各類會(huì)議的經(jīng)費(fèi)必須嚴(yán)格遵守中央“八項(xiàng)規(guī)定”和公司財(cái)務(wù)規(guī)定。

　　第二十一條 會(huì)議結(jié)束后，綜合部負(fù)責(zé)會(huì)議經(jīng)費(fèi)憑證匯總，經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人審批同意后，財(cái)務(wù)資產(chǎn)部依據(jù)相關(guān)規(guī)定審核報(bào)銷。

　　第二十二條 公司年度會(huì)議計(jì)劃及會(huì)議經(jīng)費(fèi)執(zhí)行情況，由綜合部和財(cái)務(wù)資產(chǎn)部進(jìn)行管理并定期通報(bào)。

第七章 會(huì)議紀(jì)律

　　第二十三條 與會(huì)人員必須遵守會(huì)議紀(jì)律：

　?。ㄒ唬└鲉挝唬ú块T）應(yīng)按會(huì)議通知要求安排人員參加，不得安排他人代會(huì)，無(wú)法參會(huì)需向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)假。

　?。ǘ?huì)議組織人員提前30分鐘入場(chǎng)，參會(huì)人員提前5分鐘入場(chǎng)，不得無(wú)故遲到、早退。

　?。ㄈ?huì)議期間手機(jī)關(guān)機(jī)或設(shè)置靜音狀態(tài)，認(rèn)真聽(tīng)會(huì)，不得接聽(tīng)電話、玩手機(jī)、發(fā)微信短信等。

　?。ㄋ模?huì)議期間禁止吸煙。

　　（五）愛(ài)護(hù)公物財(cái)務(wù)，保持室內(nèi)清潔，不得隨意將會(huì)議室用品帶走或挪作他用。

　?。┧袇?huì)、會(huì)務(wù)人員要妥善保管會(huì)議資料，嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)章制度。凡違反保密制度，給公司造成后果或不良影響的，公司將依據(jù)相關(guān)規(guī)定追究有關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

第八章 附則

　　第二十四條 本規(guī)范由綜合部負(fù)責(zé)解釋。

　　第二十五條 本規(guī)范自印發(fā)之日起執(zhí)行。

　　附件：1. 會(huì)議申請(qǐng)單

????????? 2.會(huì)議室使用申請(qǐng)表